Frie Funktionærers persondatapolitik

Som dataansvarlig er Frie Funktionærer, Frie Funktionærers a-kasse og FF Forsikring A/S forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Vores mål er at sikre, at du til enhver tid føler dig sikker, når vi håndterer dine personoplysninger, idet vi anerkender og respekterer vigtigheden af dette. Denne persondatapolitik forklarer, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvordan vi bruger oplysningerne til at levere vores services til dig og til at tilpasse og forbedre din brugeroplevelse. Vi håndterer således dine personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning samt denne persondatapolitik.

1. Hvem er vi?
Frie Funktionærer er ansvarlig for håndteringen af dine personoplysninger.
Vores kontaktoplysninger er:
Frie Funktionærer
Overgade 24
5000 Odense C
Telefon 63 13 85 50

Du kan også bruge dit login på Mit Frie og skrive til os fra din digitale postkasse.

2. Hvem er vores Data Protection Officer?
Vi er ikke omfattet af kravet om en Data Protection Officer (DPO).

3. Hvorfor håndterer vi dine personoplysninger?
Vi håndterer dine personoplysninger med følgende formål:

  • Indmeldelse i fagforening
  • Indmeldelse i a-kasse
  • Tegning af lønsikring
  • Ændring af medlemsstatus, fx type af fagforeningsmedlemskab, a-kassemedlemskab, type af lønsikring og dækningssum
  • Administration af medlemskab
  • Skadebehandling, når der anmeldes ledighed
  • Sagsbehandling i juridisk afdeling eller med andre konsulenter/rådgivere
  • Udbetaling af ydelser fra a-kasse og forsikringsselskab
  • Rådgivning og administration af medlemskab/kundeforhold
  • Markedsføring og kommunikation.

4. Hvilke personoplysninger håndterer vi?
Vi behandler kun personoplysninger om dig til specifikke formål, som nævnt i punkt 3, og vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige. Vi håndterer følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Obligatoriske personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Cpr-nummer
  • Nationalitet
  • E-mail
  • Medlemsnummer
  • Policenummer
  • Lønoplysninger
  • Erhverv/stilling og ansættelsesforhold
  • Studie
  • Uddannelsessted
  • Medlemskab af anden a-kasse
  • Oplysninger om dine aftaler med os
  • Betalingsoplysninger.

Øvrige personoplysninger:

  • Familiemæssige oplysninger (ægtefælle/samlever/børn) til brug for tegning af ulykkesforsikring
  • Informationer til brug for sagsbehandling.

5. Hvordan indsamler vi dine personoplysninger
Vi vil normalt indhente dine personoplysninger direkte fra dig. Men vi kan også modtage eller indhente personoplysninger om dig fra andre kilder. Det kan være:

  • Skat
  • Jobnet.dk
  • Borger.dk
  • Det fælles digitale datagrundlag for a-kasser
  • CPR-registret
  • Feriekonto
  • Nuværende og/eller tidligere arbejdsgivere
  • Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering eller
  • Andre offentlige myndigheder.

6. Hvorfor har vi lov til at håndtere dine personoplysninger?
Vores håndtering af dine personoplysninger kræver, at vi har hjemmel til det. Vi må håndtere dine personoplysninger, som beskrevet ovenfor, baseret på følgende hjemler:

a) Dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål
b) Behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller tredjemand kan forfølge legitime interesser, som markedsføring og kommunikation
c) Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler os.
d) Behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Når behandling er baseret på samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykke tilbage på ethvert tidspunkt, uden at dette berører lovligheden af behandlingen, som er baseret på samtykket, inden tilbagetrækningen heraf.

Ønsker du at trække dit samtykke tilbage, kan du skrive til Frie Funktionærer, Overgade 24, 5000 Odense C eller sende en besked til os via din postkasse på Mit Frie.

7. Hvordan deler vi dine personoplysninger?
Medarbejdere ved Frie Funktionærer har tavshedspligt om dine forhold og må ikke uberettiget videregive eller udlevere oplysninger, som de i forbindelse med deres arbejdet har fået kendskab til. Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, vi er berettiget eller forpligtet til det i henhold til lovgivningen, eller når vi får dit samtykke til det.

Vi kan dele dine personoplysninger med følgende:
a) Frie Funktionærer, Frie Funktionærers a-kasse, FF Forsikring A/S.
b) Offentlige myndigheder og offentligt tilgængelige registre
c) A-kasser, hvor du tidligere har været medlem, eller ønsker at blive medlem
d) Arbejdsgivere, nuværende og tidligere
e) Leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support og leve-randørydelser)

8. Under hvilke omstændigheder videregiver vi dine personoplysninger uden for EU?
Vi anvender ikke databehandlere uden for EU. Enkelte af vores leverandører anvender underdatabehandlere uden for EU. Vi tillader kun databehandling uden for EU, hvis databehandlingen foregår i et sikkert tredjeland eller hvis overførselsgrundlaget yder tilstrækkelig garanti.

9. Hvor længe gemmer vi dine personlysninger?
Vi vil i overensstemmelse med den generelle forordning om databeskyttelse art. 5 (1) (e) alene opbevare personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de pågældende personoplysninger er indhentet eller er yderligere behandlet.

Vi vil som udgangspunkt gemme dine personoplysninger i nedenfor anførte perioder:

BeskrivelseOpbevaringsperiode
Medlems-/kundeoplysninger 10 år efter medlems-/kundeforholdets ophør. Årsagen er hensynet til reglerne i forældelsesloven og gælder for såvel indmeldelse, tegning, ydelser og ophør.
Tilbud, hvor der ikke indgås aftale Op til 3 år efter tilbuddets afgivelse. Årsagen er hensynet til at kunne dokumentere tilbuddet samt de oplysninger, der lå til grund for tilbuddet.
Regnskabsmateriale som indeholder personoplysninger 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Kravene fremgår af regnskabslovgivningen.


10. Hvornår og hvordan gør vi brug af automatiserede afgørelser?

Når du som ledig eller på efterløn søger om ydelser har vi efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. ret til at børe brug af automatiske afgørelser på tre områder.

Efterregulering af dagpenge (§ 46, stk. 6)
Vi skal hver måned samkøre dine oplysninger om løntimer og indkomst på dagpengekortet med de oplysninger, der er indberettet til indkomstregistret. Hvis samkøringen viser en forskel i antallet af timer, skal vi regulere udbetalingen af dine dagpenge med det antal timer, som forskellen udgør.

Karens hver fjerde måned (§ 56a)
Hver gang du har været ledig i fire måneder, trækkes du i dagpengene for én karensdag, hvis du ikke har fået indberettet løntimer. Oplysningerne om dine løntimer henter vi fra indkomstregistret og dine dagpengekort for perioden.

Afkortning af dagpengeperioden (§56b)
Har du som ledig i løbet af de seneste otte år har fået dagpenge i sammenlagt fire år, vil du kun få et år og 11 måneders dagpengeret (3.688 timer). Det betyder, at din dagpengeret i udgangspunktet vil ophøre en måned tidligere. Vi henter oplysningerne om dit dagpengeforbrug fra vores eget udbetalingssystem, Det fælles datagrundlag og eventuel tidligere a-kasse.

11. Hvad nu hvis indhentelsen af dine personoplysninger er påkrævet?
I nogle tilfælde kan indhentelsen af nogle af dine personoplysninger være nødvendig for, at vi kan tegne dit medlemskab/forsikring. Det vil derfor ikke være muligt at oprette eller ændre medlemskab/forsikring, hvis du ikke vil give os de oplysninger, vi har brug for, som nævnt under punkt 4, obligatoriske oplysninger.

12. Billeder og video
Når vi holder møder og arrangementer, tager vi af og til billeder og video. Hvis man ikke kan genkendes som person på optagelserne, er man ikke omfattet af reglerne i persondatalovgivningen. Vi indsamler derfor ikke dit samtykke til disse billeder og videoer. Ønsker du ikke at medvirke på billeder eller video, kan du give os besked om det.

Vi anvender billeder i op til 10 år fra optagelsen og bruger dem i fx nyhedsbreve, hjemmeside og sociale medier. Billeder og videoer slettes efter 10 år, medmindre andet er aftalt.

13. Cookies
For at optimere vores hjemmeside benytter vi cookies. Herved gemmes nogle af dine tidligere valg på hjemmesiden, så din oplevelse af hjemmesiden bliver mere personlig.

En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites.

Ønsker du ikke at modtage cookies fra vores hjemmeside, kan du fravælge dette i din internetindstilling.

14. Hvad er dine rettigheder?
Du har generelt følgende rettigheder:

  • Du har ret til at bede om adgang til dine personoplysninger (art.15/indsigtsret)
  • Du har ret til at få rettet /berigtiget eventuelle urigtige personoplysninger (art. 16/ret til berigtigelse)
  • Du har ret til t få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil de er blevet indsamlet eller behandlet (art. 17/ret til sletning)
  • Du har ret til at opnå begrænsning af behandlingen af dine persondata (art. 18/ret til begrænsning af behandling)
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger og at anmode om begrænset behandling af dine personoplysninger (art 21/ret til indsigelse)
  • Hvis behandlingen af dine persondata er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning vil ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine persondata, der blev foretaget før du trak dit samtykke tilbage (art 7 nr. 3/betingelser for samtykke)
  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger i en struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (art. 20/dataportabilitet). 

Der kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger i forhold til ovennævnte rettigheder. Det er således ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i særlige tilfælde – det afhænger af de specifikke omstændigheder, der gør sig gældende i forbindelse med databehandlingen.

Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Tlf. 33 19 32 99
e-mail: dt@datatilsynet.dk

Senest opdateret den 4. juni 2018.