Håndtering af e-mails efter fratræden

Datastilsynet har retningslinjer for, hvordan din arbejdsgiver må behandle din e-mailkonto, efter du har fratrådt din stilling. Det gælder uanset, om du selv har opsagt din stilling, eller du er blevet opsagt.

Retningslinjer for håndtering af e-mails efter fratræden

Datatilsynets retningslinjer skal følges, medmindre du har indgået en anden konkret aftale med din arbejdsgiver.

  • Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto på arbejdspladsen, må e-mail-kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt. 
  • Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder. 
  • Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto, sættes et auto-svar på e-mail-kontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
  • Den aktive e-mail-konto benyttes kun til modtagelse af e-mail – hvis der modtages privat e-mail, kan e-mail-kontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private e-mail-konto.
  • Oplysninger om den personlige e-mail-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder. 
  • Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-mail-konto. 
  • Persondatalovens bestemmelser, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal iagttages, når en arbejdsgiver holder en fratrådt medarbejders e-mail-konto åben.
  • Arbejdsgivere anbefales som led i den almindelige personalepolitik at forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail-konti og informere medarbejderne herom.

Private e-mails

Frie Funktionærer anbefaler, at du sætter dig ind i, om din arbejdsplads har en IT-politik. Sæt dig grundigt ind i, om du har lov til at anvende din e-mailadresse på arbejdet til at modtage private e-mails.

Lad det tydeligt fremgå, at dine e-mails er private. Du kan fx skrive 'Privat' i emnefeltet. Arbejdsgiver må ikke læse ansattes private e-mails. Hvis arbejdsgiveren bliver opmærksom på, at der er tale om en privat e-mail, må den pågældende e-mail ikke læses.